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Literatur : [ Verschiedenes | Kosten/ Wirtschaftlichkeit | Mobilität | Motor/ Antrieb | (Projekt-)Management ]

Projektmanagement im Automotive-Bereich


Alin Javorsky: Projektmanagement im Automotive-Bereich. Der Praxisleitfaden/In 12 Schritten zum Erfolg, Hanser Verlag GmbH & Co. KG, München, 2018

"Der Teufel liegt im Detail", besagt ein Sprichwort, also: Auf die Details kommt es an. Nicht nur das: Gerade sie müssen umfassend sowohl in den Projektplan, als auch ins Zeitmanagement-System integriert und dementsprechend beachtet werden. So schreibt auch Alin Javorsky bereits in der Einleitung des Buches "Ein Projekt soll nicht irgendwie, sondern effektiv und effizient umgesetzt werden." Mit diesem Satz liefert der Autor zudem gleich die Begründung dafür ab, warum und wozu heutzutage Projektmanager im Betrieb eingesetzt werden, der sicheren und soliden Planung des Vorgehens wegen. Im ersten Teil des Buches, den "Grundlagen", stellen sich dem Leser und Projektbearbeiter dementsprechend die Fragen "Warum planen?" und "Wie planen?".

Wesentliche Fragen der Projektplanung

Projektaufträge sollen von den Bearbeitern des Projekts effizient und effektiv umgesetzt werden. Daraus leiten sich in der Praxis essenzielle Fragen an das Projektmanagement ab. Diese müssen Sie sich als Mitgestalter und Planer des Projekts ständig neu stellen und beantworten.

Die wichtigsten Fragen der Projektplanung sind im Folgenden:

  1. Wie lautet der Projektauftrag?

Wichtig dabei sind Motivation, Ausgangssituation, Randbedingungen und Projektziele.

  1. Wen und was benötigen wir, um den Projektauftrag umzusetzen?

Geforderte Arbeitsergebnisse, Wissen, Fähigkeiten, finanzielle Mittel und Einsatzmittel.

  1. Wann kann das Projektergebnis (frühestens/spätestens/mit höchster Wahrscheinlichkeit) geliefert werden?

Projektdauer, Liefertermine und Projektabschluss sind hier entscheidend.

  1. Wie kann der Projektverlauf kontrolliert und gesteuert werden?

Über Arbeitsschritte, Fortschrittsverfolgung, Plan-Ist-Vergleich und Meilensteine.

  1. Wer macht was im Projekt?

Es geht um die Bereiche Personalplanung, Projektorganisation, Rollen sowie Verantwortungsbereiche.

  1. Wie soll das Projekt "funktionieren"?

Es geht in diesem Teil der Projektplanung um Arbeitsabläufe (Prozesse), Kommunikation, Dokumentation und Spielregeln.

  1. Was könnte den Projekterfolg beeinflussen?

Das Projektumfeld und die Risiken.

Wenn wir fragen, wie gut zu planen ist, so gilt es im Wesentlichen festzustellen, wann der Startpunkt für den Projektauftrag erfolgt, wie der Planungszyklus festzusetzen und in die Praxis umzusetzen ist und was letztendlich ein guter Plan ist.

Tipps für die erfolgreiche Planung

Tipps aus der vorliegenden Lektüre dafür, einen guten Plan in die Tat umzusetzen, sind entsprechend als Plus für einen guten Projektplan:

  • konkret und auf den Projektauftrag bezogen,

  • mit angemessenem Aufwand erstellt,

  • vom Auftraggeber, der Unternehmensorganisation und denjenigen, die ihn umsetzen sollen, akzeptiert (oder sogar gewollt),

  • im Kern stabil: Bei kleinen Änderungen bietet er ausreichend Spielraum und behält seine Gültigkeit, bei großen Änderungen kann er angepasst werden,

  • überprüfbar,

  • Teil des Projekts (die Projektplanung erhält den gleichen Stellenwert wie die Projektdurchführung, Aufwände für die Planung werden einkalkuliert),

  • ist vor Beginn der Projektdurchführung erstellt worden (nicht parallel dazu).

Teil II Der Planungszyklus

Schritt 1 beginnt damit, den Projektauftrag zu klären sowie die Motivation, die Ziele, Ausgangsbedingungen und Randbedingungen zum Projekt.

Schritt 2 bedeutet, sich der Maßnahmen anzunehmen, das Projektumfeld erfolgreich zu analysieren. Dies geschieht unter der Voraussetzung, dass die Umfeldfaktoren ermittelt, bewertet und gemanagt werden müssen.

Schritt 3 bedeutet die Vorgehensweise dahingehend, die Prozesse im Projekt verantwortungsvoll zu gestalten.

Die einzelnen Prozesse dahingehend sind:

  • Die Prozesse zu identifizieren und die Verantwortung festzulegen,

  • Die Prozesse zu prüfen und projektspezifische Anpassungen vorzunehmen (Tailoring),

  • Verbesserungsmaßnahmen zu planen oder einzufordern und projektspezifische Regeln zu definieren, wo erforderlich und

  • Prozesse, die die Projektgrenzen überschreiten, mit den Prozesspartnern abzustimmen.

Schritt 4 ist es, die Arbeitsergebnisse zu ermitteln und den Releaseplan zu erstellen.

Dies geschieht darüber, die geforderten Arbeitsergebnisse zu ermitteln und eben den Releaseplan zu erstellen.

Schritt 5 ist es, das Team zu organisieren und den Personalbedarf grob zu schätzen sowie die generelle Personalverfügbarkeit zu prüfen sowie ein Projektorganigramm zu erstellen.

Schritt 6 ist es, die Kommunikation dementsprechend effektiv und effizient zu planen.

Dies geschieht dadurch, indem alle Beteiligten einen Berichts- und Besprechungsplan erstellen, Berichte und Protokolle vereinheitlichen, die informelle Kommunikation berücksichtigen sowie das Projektmarketing planen und umsetzen.

Schritt 7 ist es, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu behandeln.

Neben dem, Risiken zu identifizieren und zu bewerten, geht es darum, diverse Reaktionen darauf festzulegen und das verbleibende Risiko zu bewerten.

Schritt 8 ist es, die Arbeit zu strukturieren, das Strukturierungsprinzip festzulegen; Arbeitsergebnisse und Maßnahmen in Arbeitspakete zu überführen, die Arbeitspakete zu beschreiben und den Projektstrukturplan zu erstellen.

Schritt 9 ist es, den Personalaufwand zu schätzen, das weitere Vorgehen festzulegen, den Aufwand für jedes Schätzelement zu schätzen sowie das Ergebnis der Schätzung zu prüfen und zu verbessern.

Im zehnten Schritt gilt es, den Terminplan zu erstellen, das weitere Vorgehen festzulegen, die Meilensteine zu definieren sowie die Anordnungsbeziehungen zwischen den Vorgängen zu ermitteln, Personal- und Einsatzmittel zuzuordnen sowie einen jeweiligen Terminplan zu erstellen, der diesen Schritt reglementiert und ordnet.

Im Schritt 11 gilt es nun, die Kosten zu schätzen und das weitere Vorgehen festzulegen sowie die geschätzten Personalkosten zu ermitteln und die weiteren Kostenarten zu schätzen. Desweiteren gilt es, den Kostenplan zu erstellen und zu überprüfen sowie Rückstellungen zu bilden.

Im letzten Schritt 12 gilt es nun, die Kennzahlen für die Projektsteuerung zu definieren.

Als solches gilt es nun, die besagten Kennzahlen auszuwählen, für jede Kennzahl Soll-Werte zu definieren sowie deren jeweiligen Bearbeitungsprozess zu definieren.

Teil III des Buches

gibt noch weitere konkrete Tipps und Anregungen dahingehend, wie der jeweilige Plan umzusetzen ist und wie er sich jeweils in ein konkretes und erfolgreiches Projekt integrieren lässt.

20 Tipps für das erfolgreiche Projekt

  1. Binden Sie den Auftraggeber bei der Planung eng ein.

  2. Stellen Sie sicher, dass die Projektplanung im Projektalltag stets "im Blickfeld" bleibt.

  3. Vermeiden Sie Redundanz! Und auch "Nebenterminpläne" und exakte Terminangaben in anderen Projektdokumenten und verweisen Sie stattdessen auf den Terminplan. In Fällen, wo das nicht möglich ist, sorgen Sie dafür, dass allen Beteiligten klar ist, welches das Quell-Dokument ist.

  4. Planen Sie die Spezifikation der technischen Schnittstellen des Produkts so früh wie möglich ein!

  5. Priorisieren Sie vor jedem Release (V-Zyklus, Musterphase,...) die umzusetzenden Anforderungen.

  6. Planen Sie eine "Halbzeit-Review" ein.

  7. Konzentrieren Sie sich als Projektmanager auf das "Was".

  8. Dokumentieren Sie nur das Nötigste.

  9. Klären Sie wichtige Fragen möglichst immer persönlich, nicht per E-Mail und nicht zwischen Tür und Angel.

  10. Sammeln Sie "Informationsschnipsel" an einem Ort.

  11. Reduzieren Sie den E-Mail-Verkehr innerhalb des Projekts.

  12. Reduzieren Sie "Powerpoint-Sitzungen."

  13. Nutzen Sie Projektmeetings, um berichten zu lassen, nicht nur selber zu berichten.

  14. Versuchen Sie Folgendes im Projekt zu etablieren: Wenn ein Problem berichtet wird, dann möglichst gleichzeitig mit einem oder mehreren Lösungsvorschlägen.

  15. Behalten Sie die richtige Flughöhe: Verteilen Sie als Projektmanager Arbeitspakete, keine Mikroaufgaben.

  16. Vermeiden Sie Mikromanagement.

  17. Achten Sie während der Projektdurchführung stets darauf, dass jede Tätigkeit einem Arbeitsergebnis zugeordnet werden kann. Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie hinterfragen, ob die Tätigkeit tatsächlich notwendig ist.

  18. Machen Sie sich Notizen, wenn Ihnen etwas auffällt, das man in Zukunft besser machen könnte.

  19. Fragen Sie sich bei jedem Projektauftrag auch selbst: Kann und will ich diesen Auftrag annehmen?

  20. Holen Sie Feedback ein. Bitten Sie ruhig andere, Ihre Arbeit zu bewerten, und fragen Sie Kollegen, Mitarbeiter, Auftraggeber oder den Kunden bei Projektabschluss, besser auch zwischendurch: "Was kann ich in einem zukünftigen Projekt besser machen?". Zielen Sie auf mögliche Verbesserungen ab - Fragen wie "Was ist schlecht gelaufen?" werden eher dazu genutzt, nur Frust abzuladen. Nutzen Sie ehrliche Rückmeldungen, um Ihre Stärken als Projektmanager weiterzuentwickeln und die Schwächen zu erkennen.

Der Teufel steckt im Detail

"Je planmäßiger die Menschen vorgehen, desto wirksamer vermag sie der Zufall zu treffen." Friedrich Dürrenmatt.

Irgendwie kommt bei jeder guten Projektplanung doch letztendlich alles anders als erwartet. Ein guter Plan bedeutet also nicht, vor Überraschungen gefeit zu sein. Der Projektplan darf nicht als unveränderliche Marschroute zum Ziel verstanden werden, sondern vielmehr als anpassbares Gerüst bei der Umsetzung eines Vorhabens. Eine differenzierte Projektplanung und Projektstruktur soll dabei helfen, aufkommende "Detail-Teufel" frühzeitig zu erkennen, sie in die richtige Schublade zu stecken und einem Verantwortlichen zuzuweisen, bevor sie sich zum "Projekt-Teufel" auswachsen.

In diesem Sinne: Viel Erfolg bei Ihrem Projekt!

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